En una empresa o institución todo lo que se hace se puede definir en procesos, desde un pedido, su preparación su despacho y su cobro es un proceso, o una solicitud que requiere un estudio y una aprobación, o un reclamo, o una licitación, etc. y estos procesos en la mayoría de casos se manejan de forma diferente así sean en empresas o instituciones que hagan lo mismo, y a veces en la misma empresa cambiamos con frecuencia los procesos, por modernizar , por la época del año o por momentos coyunturales. Los programadores tratamos de hacer un software general que sirva para muchos y muchas veces nuestros clientes deben adaptarse al software y algunas veces podemos adaptar ese software al cliente.
Pero qué tal si no programamos y no “quemamos” en el programa el procedimiento?, es decir no dejamos fijo cada paso y cada tarea en nuestro código java, sino que usamos una herramienta creada para ayudarnos a diseñar el proceso de manera gráfica, en un diagrama de actividades o diagrama de flujo de tareas, y que esta herramienta luego siga esos pasos cada vez que se inicia un proceso, de venta, de revisión, de solicitud etc., creando tareas y enviándolas al escritorio o lista de tareas en el computador de cada participante del proceso, al analista de préstamos, al de bodega, al supervisor, al chef etc. , esto sería genial.
Veamos este diagrama de un proceso de solicitud de préstamo sobre una hipoteca.
En la gráfica vemos un proceso de solicitud de préstamo sobre la hipoteca de una casa, el primer paso es un juicio preliminar de un analista que seguidamente es radicado por un proceso automático de software y dependiendo si fue aprobado en primera instancia sigue o sino un proceso automático le enviará un correo electrónico avisándole al solicitante de el rechazo a su solicitud.
En caso de ser aprobado inicialmente pasará a un estudio más profundo, allí se crearán tres tareas concurrentes, es decir que se van realizando al mismo tiempo, dos tareas humanas y una automatizada, en la lista de tareas del médico o del departamento encargado aparecerá la actividad de realizar exámenes médicos de quién le interese, en la lista de tareas del analista de riesgos le aparecerá la tarea de hacer un análisis y automáticamente se convocará a una reunión de especialistas.
Una vez terminadas estas tres tareas que se ejecutaron al tiempo, junto con la reunión de especialistas se ejecutan procesos automatizados de generación de una calificación de acuerdo a las calificaciones dadas por todos los anteriores y automáticamente se actualiza el documento de solicitud de préstamo con los resultados del análisis y se genera una nueva actividad para la persona que hace la evaluación final para que ella diga finalmente si es aprobado o no el préstamo, de no ser aprobado automáticamente genera un correo electrónico avisando de su rechazo.
De esta manera se diseñan los procesos de una manera gráfica y en conjunto con el analista de sistemas, el experto en procesos de la empresa y la gerencia, todos hablando el mismo idioma y en total sincronía.
En los procesos o tareas de personas, estas actividades por desarrollar aparecen en su lista de tareas pendientes, una vez las realizan, deben avisarle al sistema que la tarea fue realizada y si es el caso llenar un formulario con los resultados de la actividad, la cantidad, la opción elegida, los comentarios, si aprobó o no etc.
Excepto por los procesos automatizados que requieren un conocimiento de java, todo lo demás se puede realizar sin conocimientos de programación de computadores, es decir que si su proceso no lleva nada automatizado usted puede usar este software, definir sus procesos , sus formularios y todo lo demás sin saber programar, esto es muy bueno.
Los diagramas se realizan de manera visual, solo arrastrando y dejando caer en el diagrama los componentes del lenguaje BPMN 2.0, esta es una norma global, Bussines Process Management Norm 2.0 lo último en normas para la definición de procesos a nivel mundial.
Definitivamente es un software bello, una panacea pienso yo para la automatización de empresas o negocios. Se imaginan automatizar de manera expedita los procesos de una empresa como la de energía o una fábrica o una gobernación o alcaldía, en donde un usuario o cliente pueda saber en qué va su proceso? o el proceso que le interesa, que ha pasado? , ver su historial, cuánto tiempo se demoró en cada tarea?, los motivos de cada transición en el proceso. Para los gerentes o analistas de procesos ver en dónde se está perdiendo la eficiencia? y prontamente y sobre la marcha poder tomar decisiones y cambiar procesos o reasignar tareas.
Una belleza, solicite ya una demostración, se brindan asesorías e implementaciones de este software.